La presente informativa viene resa, ai sensi dell’art. 13 GDPR 679/2016 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali”, a chi fa domanda di ammissione a socio e/o volontario dell’A.p.s. Vajne.
Identità del Titolare del trattamento
Il Titolare di qualsiasi trattamento effettuato da Aps Vajne con:
- sede legale in Via Baldissero, 21 a Vidracco (TO);
- sede operativa in Via Pramarzo, 3 a Baldissero canavese (TO) dove vengono svolte le attività di segreteria e di organizzazione e gestione delle attività istituzionali e commerciali;
- sedi dove vengono svolte le attività istituzionali e commerciali dell’Aps Vajne, cioè i luoghi dove vengono organizzati gli eventi come Riti, festival, mercatini, spettacoli, convegni, incontri tematici e le altre attività oggetto dello statuto associativo;
è il Presidente pro-tempore dell’Aps Vajne, in quanto rappresentante legale.
Il Titolare del trattamento garantisce la sicurezza, la riservatezza e la protezione dei dati personali di cui è in possesso, in qualsiasi fase del processo di trattamento degli stessi.
Non è stato nominato un Responsabile della Protezione dei Dati.
Fonte dei dati
I dati personali trattati sono forniti dagli interessati in occasione di:
- iscrizione all’associazione come socio e/o volontario;
- successiva applicazione di norme di legge, regolamenti interni e procedure che disciplinano il rapporto di volontariato relativo alle mansioni specifiche delle attività istituzionali dell’associazione;
- comunicazione della modifica dei propri dati, per esempio del proprio domicilio per il recapito della posta e pacchi;
- fruizione di servizi erogati dall’associazione, dove sia necessario per l’erogazione stessa, di dati ulteriori da parte dell’interessato, che non siano già in possesso dell’associazione per i motivi di cui ai punti precedenti.
Finalità del trattamento
I dati personali di cui sopra sono trattati per lo svolgimento delle attività istituzionali dell’Aps Vajne e per la gestione del rapporto associativo, in particolare per le seguenti finalità:
1. l’iscrizione all’Aps Vajne come socio e/o come volontario;
2. il pagamento della quota associativa;
3. l’adempimento degli obblighi di legge e assicurativi (obbligatori e integrativi);
4. l’assistenza post-iscrizione agli associati;
5. la gestione degli associati;
6. la corrispondenza e rintracciabilità dei soci e dei volontari per le attività associative;
7. la convocazione alle assemblee;
8. la verifica dell’idoneità allo svolgimento di specifiche mansioni, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo, la guida di veicoli dell’associazione o utilizzati dall’associazione per i propri fini istituzionali;
9. le misure di prevenzione e di protezione ai sensi del D.Lgs. 81/08. A titolo esemplificativo e non esaustivo, l’evidenza dei propri dati personali nel DVR dell’Aps, nelle squadre di emergenza, nelle procedure e per la formazione relativa;
10. l’invio di notiziari, bollettini, newsletter dell’associazione;
11. le attività organizzative funzionali all’adesione all’associazione;
12. ogni attività di predisposizione e di gestione a cui il socio partecipa per prestare i servizi che l’associazione propone ai soci e ai non soci;
13. fruizione di servizi erogati dall’associazione ai soci;
14. le campagne di informazione e di sensibilizzazione;
15. attività di pubblicazione;
16. gestione dell’eventuale contenzioso;
17. rilevazioni di tipo statistico e storico degli associati.
Base giuridica del trattamento
La base giuridica che legittima il trattamento è:
- esecuzione di un contratto (rapporto associativo) di cui l’interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso, per le finalità di cui ai punti 1), 2), 4), 6), 7) e 12);
- adempimenti ad obblighi di Legge per le finalità di cui ai punti 3), 8) e 9);
- perseguimento del legittimo interesse del Titolare al trattamento, per le finalità di cui al punto 5), 10), 13), 14), 15), 16) e 17).
Destinatari dei dati
I dati personali trattati dal Titolare non saranno diffusi, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. Potranno, invece, essere comunicati ai lavoratori (dipendenti, collaboratori o volontari) che collaborano con l’Aps Vajne, incaricati del trattamento da parte del Titolare. Potranno inoltre essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, ai soggetti che per finalità di evasione delle richieste o delle prestazioni di servizio relative alle attività istituzionali o commerciali, debbano fornire beni e/o eseguire su incarico prestazioni o servizi. Infine, potranno essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie.
In particolare, sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate, alcuni lavoratori (dipendenti, collaboratori o volontari) sono stati legittimati a trattare i dati personali, nei limiti delle loro competenze ed in conformità alle istruzioni ad essi impartite dal Titolare del trattamento.
In via esemplificativa e non esaustiva:
- professionisti, o società di servizi, per l'amministrazione e la gestione dell’associazione ai quali sia stato conferito incarico o mandato ad operare;
- Rspp in adempimento degli obblighi in materia di igiene e sicurezza del lavoro;
- società di assicurazioni e Istituti di credito;
- clienti o fornitori presso i quali i soci si rechino per svolgere le loro mansioni a titolo di volontariato.
Trasferimento dei dati
Ove il Titolare del trattamento trasferisca i dati personali in paesi terzi o a organizzazioni internazionali, nell’ambito delle finalità sopra indicate, ti sarà comunicato se esista o meno una decisione di adeguatezza della Commissione UE.
Il Contitolare si riserva la possibilità di utilizzare servizi in cloud; nel qual caso, i fornitori dei servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 679/16.
Conservazione dei dati
Il Titolare di trattamento conserva e tratta i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate. Successivamente, i dati personali saranno conservati, e non ulteriormente trattati, per il tempo stabilito dalle vigenti disposizioni in materia civilistica e fiscale.
Diritti dell’interessato
Con riferimento all’art. 7 del d.lgs. 196/2003 e agli artt. 15 - diritto di accesso, 16 - diritto di rettifica, 17 - diritto alla cancellazione, 18 - diritto alla limitazione del trattamento, 20 - diritto alla portabilità, 21 - diritto di opposizione, 22 - diritto di opposizione al processo decisionale automatizzato del GDPR 679/16, l’interessato può esercitare i suoi diritti scrivendo a Aps Vajne all’indirizzo sopra riportato, oppure a mezzo email all’indirizzo apsvajne@damanhur.org specificando l’oggetto della sua richiesta, il diritto che intende esercitare e allegando fotocopia di un documento di identità che attesti la legittimità della richiesta.
Revoca del consenso
Con riferimento all’art. 6 comma 1 lettera b del GDPR 679/16, l’interessato può revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato.
Tuttavia, il trattamento oggetto della presente informativa è lecito e consentito, anche in assenza di consenso, in quanto necessario all’esecuzione di un contratto di cui è parte l’interessato (il rapporto associativo) o all’evasione di sue richieste o al perseguimento del legittimo interesse del Titolare al trattamento.
Proposizione di reclamo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello stato di residenza.
Rifiuto al conferimento dei dati
Il conferimento dei dati personali è obbligatorio per tutto quanto derivante dagli obblighi legali e contrattuali che disciplinano il contratto associativo. Pertanto, l'eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all'impossibilità per il Titolare di dare esecuzione al rapporto associativo o di svolgere correttamente tutti gli adempimenti, quali quelli di natura assicurativa e fiscale, connessi con il contratto/rapporto stesso.
Il conferimento di ulteriori dati è da ritenersi facoltativo. Tuttavia l’eventuale rifiuto a fornirli, seppur legittimo, può dar luogo a difficolta di natura amministrativa, organizzativa e di gestione dei soci stessi, con possibile compromissione anche delle misure e disposizioni di sicurezza fisica, ambientale, informatica predisposte dal Titolare, nonché compromettere in tutto o in parte l’evasione di altre richieste e la qualità e l’efficienza dei servizi resi.
Trattamento di dati particolari
In relazione all'esecuzione e alla gestione del rapporto associativo, il Titolare può avere necessità di trattare dati che il d.lgs. 196/2003, novellato dal D.Lgs 101/18 e il GDPR 679/16 definiscono "particolari" (sensibili) in quanto idonei a rilevare ad esempio l'idoneità o meno a svolgere determinate mansioni (quale esito espresso da personale medico a seguito di visite mediche preventive, periodiche o no) e lo stato di salute, sempre certificato da personale medico, in seguito ad eventuale iter di richiesta di rimborso assicurativo per infortunio occorso nell’ambito delle attività associative assicurate. Il trattamento dei dati particolari è consentito anche in assenza di consenso, in quanto necessario per assolvere obblighi ed esercitare diritti dei Titolari e degli interessati in materia di sicurezza e protezione sociale, medicina del lavoro, valutazione della capacità lavorativa (art. 9, comma 2 lett. b e h GDPR 679/16). Si intenda qui per “capacità lavorativa”, ai sensi del D.Lgs. 81/08, l’estensione del concetto di “lavoratore” al socio volontario senza alcuna retribuzione.
Processi decisionali automatizzati
Il Titolare al trattamento non effettua trattamenti che consistano in processi decisionali automatizzati sui dati dei soci e/o volontari.
* L’informativa è indirizzata ai soci e/o ai volontari interessati che hanno fatto domanda di ammissione a socio e/o volontario in attesa della ratifica ufficiale e iscrizione nei relativi registri.
